Mehr Transparenz mit Smart Transport Billing

‍Smart Transport Billing heisst das neue System von PostLogistics, um Transportfahrten mit Partnerfirmen transparent abzurechnen. Zusammen mit INNOArchitects hat das Projektteam in Incubation Pilots eine wirkungsvolle Lösung in einem anspruchsvollen Umfeld aufgebaut. Im Interview erklären Product Owner Archana Jacob und unser Innovation Producer Thomas Gmeiner, was es braucht, damit das gelingt.

Der Projekttitel «Smart Transport Billing» liest sich schon mal sehr vielversprechend. Archana, um was geht es konkret?

Archana: Es geht um die Verrechnung von Leistungen zwischen PostLogistics und unseren Transportpartnern. Diese externen Firmen transportieren im Auftrag der Schweizerischen Post Pakete zwischen den Logistikzentren. Die zentrale Frage unseres Projektes war: Wie rechnen wir diese Fahrten ab? Vieles wurde bisher noch mit Zetteln und Excel gemacht. Der Paketmarkt wächst aktuell stark, und wir wollen mit unseren Prozessen möglichst wenig Zeit verlieren.

Und wie können wir uns das Smart Transport Billing vorstellen?

Archana: Ein Tool bildet nun all diese Fahrten und die damit verbundenen Prozesse ab. Jetzt kann eine Abrechnung auf Knopfdruck erstellt werden. Dazu gehören auch alle Transportdetails und die gegenseitige Quittierung der Partner.

Thomas: Es ist genau diese einfache, beidseitige Transparenz zwischen den Transportpartnern, die den grossen Unterschied zu bisher macht. Es geht darum, den Auftrag möglichst präzis darzustellen, was dann auch eine gute Datengrundlage für die Zusammenarbeit bietet.

Nehmen wir das Stichwort Transparenz auf. Was war die Challenge dabei?

Archana: Die grösste Herausforderung war, diese Transparenz herzustellen. Der Zugang zu den nötigen Daten in der richtigen Qualität war anspruchsvoll. Das ist aber nur das eine. Die neue Transparenz muss bei den Stakeholdern auch sehr breit akzeptiert sein, weil sie die Grundlage für die künftige Zusammenarbeit ist.

Ihr habt in der Entwicklung sehr früh verschiedene Stakeholder miteinbezogen, deren Haltungen und Bedürfnisse erarbeitet. Wie seid ihr dabei vorgegangen?

Archana: Nach der Auftragsklärung, die für ein solches Projekt elementar ist, habe ich schnell den Kontakt mit Menschen gesucht, die entweder bei der Post oder bei einem Transportpartner mit der Fahrtenabrechnung zu tun haben. Wir waren zum Beispiel bei der Dreier AG vor Ort und liessen uns genau erklären, wie die Leute dort konkret arbeiten. Dabei wurde klar: Eine neue, digitale Lösung ist nicht nur ein Bedürfnis von PostLogistics, sondern auch von Transportpartnern.

Dann habt ihr das Projekt zusammen mit INNOArchitects in einer Woche BoostCamp angestossen. Wie hast du diese Startphase erlebt?

Archana: Wichtig war, dass wir über die nötigen Prozesse und nicht bereits über eine technische Lösung sprachen. Die bereits gewonnenen Erkenntnisse konnten wir vertiefen und überprüfen. Dabei wurde klar, dass die Transportpartner ganz unterschiedlich sind. Die einen sind digital unterwegs, andere stehen noch am Anfang und lösen Unklarheiten in der Abrechnung bei einem gemeinsamen Kaffee. Am Ende der BoostCamp-Woche konnten wir einen künftigen transparenten Abrechnungsprozess als Prototyp präsentieren. Dieser nahm Rücksicht auf die Bedürfnisse der Beteiligten und ermöglichte eine gegenseitige Quittierung.

Die nächste Projektphase war eine intensive Zeit mit Incubation Pilots in der INNOFactory. Während dieser Sprints arbeitet das interdisziplinäre Team immer wieder gemeinsam im INNOSpace am Produkt. Thomas, als verantwortlicher INNOArchitects-Coach warst du stark involviert. Wie war dein Einstieg ins Projekt?

Thomas: Zuallererst musste ich verstehen, wer überhaupt die Stakeholder sind und was sie bewegt. Dann kamen konkrete Fragen, die für unsere Produktentwicklung am Markt während einer Incubation zentral sind, zum Beispiel: Mit welchen Key Performance Indicators messen wir unseren Projektfortschritt? Was sind die Ziele, die wir erreichen wollen? Was aber von Anfang an klar war: Wir haben ein klasse Team! Ein toller und vor allem sehr kompetenter Mix aus Spezialisten von PostLogistics, unserem Expertennetzwerk und den beteiligten INNOArchitects.

Archana, wie hast du die Incubation Sprints erlebt?

Archana: Sie ermöglichen dir einen klaren Fokus. Am ersten Tag machst du die Auslegeordnung und setzt dir deine Ziele für diesen einwöchigen Sprint. Und weil du mehrmals am Tag einen Abgleich im Team machst, weisst du auch, wo das Projekt in diesem Moment genau steht. Wo liegen Challenges? Was sind die Gründe dafür? Und wie können wir sie angehen? Es ist oft der Fall, dass jemand das Problem einer anderen Person lösen kann. So kommen Team und Projekt voran.

Dieses Teamwork, das muss auch gelernt werden, oder?

Archana: Ja. Es geht darum, gegenseitiges Vertrauen herzustellen. Dazu kommt, dass du die Menschen im Team kennenlernst und weisst, wie sie funktionieren. Wir arbeiteten zum Beispiel mit Daily Learnings, die wir jeweils am Abend sammelten. Da erkennst du auch Muster. Zum Beispiel siehst du dann, dass in jedem Sprint irgendwann etwas Unvorhergesehenes passiert. Wenn du das erkennst, wird es zur Normalität. Du weisst, dass man das lösen kann. Die Daily Learnings zeigen dir auch, welche Dinge das Team stören oder bei der Arbeit hindern. Das sind Sachen, die im Alltag sonst nicht einfach angesprochen werden.

Thomas: In meiner Rolle versuchte ich immer auch, die Dynamik im Team zu beobachten. Und wenn mir Dinge auffielen, sprach ich sie oft auch an. Das hilft. Wenn du den Arbeitstag am Ende gemeinsam reflektierst, dann gehst du auch befreiter nach Hause und kommst frischer zurück.

Die intensive Incubation-Phase ist nun zu Ende. Welcher Moment bleibt dir besonders in Erinnerung, Thomas?

Thomas: Ich fand diesen allerletzten Sprint cool. Wir waren wegen Corona einige Zeit remote aus dem Homeoffice unterwegs, und nun konnten wir endlich wieder im INNOSpace arbeiten. Ausserdem war es natürlich sehr schön, das Projekt nun erfolgreich abzuschliessen.

Und dir, Archana?

Archana: Eigentlich ist ja jeder Sprint für sich ein spezieller Moment. Der Anfang war intensiv, weil du stark zwischen Lösungsfindung und Problemidentifizierung hin- und herpendelst. Ab Sprint 3 und 4 kam dann der Moment, als ich dachte: «Wow, jetzt geht es vorwärts. Jetzt haben wir etwas in der Hand.» Und als wir den ersten Kunden und das erste Logistikzentrum aufgeschaltet hatten … Das war historisch, weil wir nun wussten, dass es funktioniert! Unsere Lösung bringt den Nutzern etwas.

Wie geht es nach dieser Incubation nun weiter mit Smart Transport Billing?

Archana: Wir müssen noch ein, zwei Herausforderungen meistern, die bei den Abnahmetests sichtbar wurden. Dann geht es darum, das Projekt in den Konzern zu integrieren und das Onboarding der Leute zu machen, die künftig mit dem System zu tun haben.

Zum Schluss, Archana, die Frage: Was hat für dich die Zusammenarbeit mit INNOArchitects ausgemacht?

Sicher das Coaching. Wenn du zum Beispiel in eine schwierige Situation mit einem Stakeholder kommst, kannst du hier sehr profitieren. Du lernst pitchen und Informationen so zusammenzustellen, dass zum Beispiel eine Geschäftsleitung damit etwas anfangen kann – auch wenn die Mitglieder nicht im Thema sind. Dazu kommen die Fachspezialisten, welche dir INNOArchitects zum Beispiel für das UX-Design zur Seite stellen kann. Und du kannst dich in der Sprintzeit voll um dein Projekt kümmern. Alles andere wird von INNOArchitects organisiert. Das reicht von der Planung bis zur Verpflegung vor Ort.

Was ist eine Incubation?

In einem startupähnlichen Setup wird dein MVP innerhalb einer hochagilen Produktentwicklungsumgebung Richtung Markt getrieben. Gleichzeitig wird dieser kontinuierlich mit den Zielkunden optimiert. Das Ziel ist, das Produkt so weit zu entwickeln, dass eine rasche Skalierung bei Markteinführung möglich ist. Hier erfährst du mehr.